Privacy Policy

Informativa sul trattamento dei dati personali relativa a Polis Politics

1: PREMESSE

1.1: Questa informativa cercherà di spiegare chi e come tratta i dati dell’interessato (detto anche Utente o interessato), quali sono i suoi dati, e quali sono i suoi diritti e come può esercitarli. Per chiarimenti particolari, laddove l’Utente non capisca o non ritenga sufficiente quanto inserito nell’informativa, si invita a scrivere al seguente indirizzo: polis_politics@outlook.it

2: ALCUNE NOZIONI IMPORTANTI SUI DATI PERSONALI

2.1: Cosa si intende per dati personali? Dati personali sono tutte le informazioni che si riferiscono ad una persona fisica identificabile. L’indirizzo e-mail è un dato personale. Il testo di un messaggio, se rivela informazioni relative ad una persona, è un dato personale. Il nickname è un dato personale così come lo è anche la manifestazione di interesse per un corso, un evento o una data materia ecc.

2.2: Cosa significa trattare i dati? La definizione giuridica di trattamento comprende qualunque operazione o complesso di operazioni concernenti la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la conservazione, la consultazione, l’elaborazione, la modificazione, la selezione, l’estrazione, il raffronto, l’utilizzo, l’interconnessione, il blocco, la comunicazione, la diffusione, la cancellazione e la distruzione di dati. Praticamente, quindi, tutto quel che si può fare con i dati dell’utente è trattamento. Già quindi raccogliere o leggere i dati per esempio, ossia consultarli, è un trattamento.

2.3: Perché sono importanti per l’interessato? I dati dicono chi è l’interessato e cosa fa ed anche cosa gli interessa. Sono suoi, quindi, proprio in quanto “suoi”, sono importanti ed è chiaro anche che in quanto “suoi” l’interessato ha il diritto entro certi limiti di decidere se lasciarli trattare a terzi e di sapere in che modo ciò viene fatto.

2.4: Perché sono importanti per il Titolare? Sono importanti perché permettono a Polis Politics di avere, appunto, informazioni relative agli utenti, e di ottimizzare il servizio.

3: CHI TRATTA I DATI

3.1: Titolare del trattamento è il soggetto che assume le decisioni su come trattare i dati, quindi – tra l’altro – su quali precauzioni prendere per proteggerli, su dove alloggiarli (se in server o cloud ecc.), su quali dati chiedere all’utente, su quali elaborare e per quale scopo, su quali e a chi cederli, come gestire i rapporti e i diritti degli utenti, su chi scegliere come collaboratore, responsabile o semplice incaricato per trattare i dati, su quali istruzioni impartire ai collaboratori ecc.

Quindi, atteso che il titolare del trattamento dei dati è molto importante, sappia l’utente che si tratta di:

Polis Politics s.r.l.
Sede: Viale delle Milizie 114, 00192
Email: polis_politics@outlook.it
Sito web: https://www.polispolitics.it/

3.2: Poi, per quanto concerne eventuali funzioni accessorie, Polis Politics si può avvalere di soggetti interni autorizzati al trattamento (detti anche incaricati) o soggetti esterni per lo più come responsabili del trattamento, come titolari autonomi o contitolari, a seconda dei casi.

3/a: A CHI VENGONO COMUNICATI I DATI (o A CHI VIENE CONSENTITO ACCESSO AGLI STESSI)

3/a.1: I dati vengono comunicati a soggetti interni al Titolare (i dipendenti) che collaborano nella gestione esecutiva ed amministrativa del servizio.

3/a.2: Possono essere ulteriormente comunicati in ottemperanza di obblighi di comunicazione in caso di richiesta da parte di un’autorità pubblica (ad esempio richiesta da parte del Tribunale, accertamenti fiscali, ecc…).

3/a.3: Inoltre i dati sono comunicati al servizio di hosting, al provider del servizio newsletter, al servizio di chatbot, ai terzi gestori dei cookie installati tramite il sito (si veda la relativa informativa), social network in caso di installazione di widget o funzione “mi piace/condividi ecc.” inserita nel sito web, al provider di servizi di formazione, ai docenti, a terzi (alberghi, ristoranti, location varie) in caso di organizzazione di eventi.

3/a.3: È importante sapere che Polis Politics può gestire e dominare solo i dati conservati e trattati nell’ambito del proprio sistema: dati ceduti o comunicati a terzi saranno, nel modo e nel quanto, autonomamente trattati dai terzi cui vengono comunicati secondo proprie politiche di privacy. In ogni caso, laddove Polis Politics cessi il trattamento dei dati personali di un utente, darà comunicazione della cessazione anche ai soggetti cui tali dati siano stati comunicati, ma non può garantire la cessazione del trattamento da parte di questi.

3/b: La presente informativa si applica a tutte le situazioni ed ambienti di raccolta dei dati da parte di Polis Politics, come:

• Sito web o landing page: https://www.polispolitics.it/
• Eventi in presenza;
• Dirette su canali social o comunque di streaming;
• Pagine, gruppi altri canali social; form di contatto o di raccolta mail

4: DOVE LI TRATTA

Polis Politics tratta i dati personali degli Utenti presso la propria sede in Roma ed in cloud situato in zona UE.

5: QUALI DATI VENGONO TRATTATI

In base alla qualità significativa dei dati si possono individuare:

• Dati di contatto: e-mail e telefono;

6: PER QUALI SCOPI VENGONO TRATTATI, E INDICAZIONE DELLA BASE GIURIDICA E DURATA DI CONSERVAZIONE.

Polis Politics tratta i dati degli utenti per le seguenti finalità:

1. Risposta a richieste inviate dall’utente(informazioni, esercizio diritti ecc): consiste nella risposta a contatti effettuati da parte del cliente/utente (tramite email o altra forma di contatto).
   Base giuridica: esecuzione della prestazione richiesta dall’utente nella comunicazione (come ad esempio l’esercizio di un diritto);
   Durata: dieci anni (obbligo di conservazione della corrispondenza commerciale).
   Dati trattati: di contatto, identificativi ed altri a seconda del contenuto della richiesta (per esempio le informazioni contenute nel testo della richiesta possono esser riferite a persone, ed in quanto tali sono dati personali).
   2. Creare database iscritti: Polis Politics crea un database interno di contatti ricevuti tramite form sul sito.
   3. Il database viene utilizzato per le seguenti finalità:
   A) come copia di backup degli indirizzi da cui sono pervenute le comunicazioni o comunque degli stakeholders;
   B) per inviare tramite newsletter offerte o altri contenuti (si veda oltre).

Base giuridica: A) legittimo interesse del titolare alla conservazione di dati dei contatti (ritenuto prevalente rispetto a interessi contrari in quanto garantisce la disponibilità del dato ad Polis Politics e per contro – trattandosi di dato di scarsa pericolosità e significato e in altro modo già conservato e trattato dal Titolare – non reca pregiudizio all’utente);
B) consenso dell’interessato espresso con flag in calce al form contatti (o mediante inserimento dell’indirizzo mail nell’apposito campo, salvo il caso di soft spam per il quale non è necessario consenso);

Durata: A) fino a richiesta di eliminazione (vedi clausola relativa a esercizio diritti) mediante invio di email al titolare; B) fino a revoca del consenso;

Dati trattati: A) e-mail, identificativi, di contenuto, curriculari, immagine, di interesse;
B) e-mail, identificativi, di contenuto.

Nota bene: il consenso può esser sempre revocato. La revoca del consenso comporta la cessazione, da tale momento, del trattamento dei dati per la finalità per cui era stato conferito il consenso stesso.

4. Condivisione social: Il servizio online ospita funzioni (widget, tasti o simili) che consentono all’utente di condividere rapidamente la pagina web o altro evento ovvero di aprire la pagina social di Polis Politics. È facoltà dell’utente attivare tale funzione, ma già la navigazione sul sito di Polis Politics e a maggior ragione l’apertura tramite sito della pagina social comporta la trasmissione di dati al social, ed in particolare la navigazione ed eventuale iscrizione a Polis Politics, oltre che in alcuni casi il dispositivo e l’indirizzo IP da cui viene fatta la iscrizione o condivisione. Tali dati vengono poi gestiti dai social secondo logiche e politiche proprie, e per essi il Social è Titolare del trattamento.

Dati trattati: evento condiviso, navigazione sul sito di Polis Politics, account social, IP o dispositivo di connessione, abbinamento con account social del navigante.

Base giuridica: esecuzione della prestazione di condivisione e legittimo interesse del Titolare alla promozione della propria pagina social mediante link diretto e veloce e – indirettamente – alla conseguente promozione del proprio servizio o brand. Il legittimo interesse si ritiene prevalente rispetto agli interessi e diritti degli utenti per i seguenti motivi:

• l’evento condiviso è di scarsa importanza (si può condividere solo la pagina o altro evento);
• L’evento viene condiviso (e nello stesso modo avviene l’apertura della pagina) con azione positiva e consapevole da parte dell’utente;
• L’evento viene condiviso (e nello stesso modo avviene l’apertura della pagina) su piattaforme social a cui alle quali l’utente tendenzialmente è già iscritto;

Durata: istantanea per quanto riguarda Polis Politics. La durata del trattamento effettuata dal social dipende dalle relative politiche in tema di trattamento dei dati personali.

5. Invio newsletter per fini marketing proprio o di terzi(i contenuti di terzi saranno comunque inglobati in email che conterranno in primo luogo informazioni relative a Polis Politics: prodotti, eventi, contenuti creativi, altro): L’indirizzo email dell’utente viene pertanto utilizzato per inviare mail periodiche con contenuti operativi e promozionali dei servizi forniti da Polis Politics.
   Dati utilizzati: contatto, eventualmente preferenza o qualità personali o dati curriculari laddove le email siano destinate ad un pubblico selezionato.
   Base giuridica: consenso espresso durante la fase di iscrizione con apposito flag o in generale con inserimento della mail nell’apposito form. Legittimo interesse (soft spam) solo per soggetti che abbiano effettuato acquisti di corsi, e solo per l’invio di newsletter che promuovono corsi.
   Durata: sino a revoca del consenso o sino alla cancellazione dal servizio newsletter mediante apposita funzionalità. Per il caso di soft spam fino a opposizione e richiesta di cancellazione. Il dato verrà conservato successivamente a tale revoca solamente al fine di dimostrare l’avvenuta iscrizione/revoca.
   Cadenza invio mail: settimanale
6. Esecuzione vendita a distanza per Utente non iscritto: Polis Politics effettua la vendita a distanza di servizi, ed in particolare corsi ed eventi, anche per utenti non iscritti al sito di Polis Politics (ma iscritti al sito o piattaforma utilizzata per erogare il corso). In tal caso saranno comunque trattati i dati necessari per ricevere l’ordine, il pagamento, consentire l’accesso al corso, gestire il post vendita.
   Base giuridica: esecuzione contratto.
   Dati trattati: nome, cognome, indirizzo, telefono, dati di preferenza e curriculari.
   Durata: dieci anni dalla conclusione dell’acquisto (salvo maggior durata dell’account);
   Obbligatorietà del conferimento: non conferire i dati non permette l’acquisto dei servizi;
7. Cessione dei dati a fini di marketing di terzi: Polis Politics può cedere i dati dell’utente ad aziende terze per fini di marketing proprio delle aziende terze le quali – con nuova informativa da inviare all’interessato entro un mese da parte delle stesse – indicheranno tempi e modalità di contatto e di invio delle comunicazioni;
   Dati trattati: profilo utente (inteso come complesso di dati identificativi, di preferenza e professione, di contatto), dati di contatto (sono comunicati alle aziende), dati di preferenza o qualità personali e professionali.
   Base giuridica: consenso espresso dall’utente (sempre revocabile).
   Durata: fino a revoca del consenso.
8. Statistiche: elaborazione di statistiche basate sulle categorie di utenti per ottimizzare il business del Titolare (per valutare categorie maggiormente interessate ecc).
   Base giuridica: legittimo interesse del Titolare a valutare settori di mercato di interesse, efficacia del sistema di vendita. Il legittimo interesse è ritenuto prevalente in quanto i dati trattati sono già in possesso del Titolare e viene reso un output aggregato degli stessi.
   Dati trattati: curriculari, di preferenza.
   Durata: le statistiche sono eseguite in tempo reale, ma viene conservato solo il dato aggregato e quindi anonimizzato.
9. Attivazione e gestione dell’account dell’Utente.
   Base giuridica: esecuzione richiesta di attivazione e gestione account dell’Utente (esecuzione del contratto);
   Dati trattati:Nome, cognome, mail.
   Durata: sino a cancellazione dell’account, salva conservazione per il tempo di mesi tre dalla cancellazione dell’account al fine di permetterne la riattivazione senza perdita di dati laddove richiesto dall’utente (nonché – nell’eventuale caso di commissione di reati – per permettere l’esercizio della querela). Sono comunque conservati i dati di acquisto legati all’account per la durata di dieci anni.
10. Social login: il servizio consente la registrazione ed il login tramite account social (Facebook, Google, Linkedin, Microsoft).
    Base giuridica: esecuzione richiesta di attivazione account dell’Utente (esecuzione del contratto);
    Dati trattati: contatto, anagrafici.
    Durata: solo in costanza di accesso. Il social conserva comunque traccia del login.
    Obbligatorietà: il login social non è obbligatorio. L’utente può autenticarsi con semplice inserimento di e-mail e password.
11. Download contenuti: il servizio consente il download di contenuti (file), e per tale fine raccoglie dati.
    Dati trattati:
    Base giuridica: esecuzione della prestazione di invio del contenuto come da richiesta dell’utente.
    Durata: istantanea per quanto concerne il download. Viene poi conservato il log di scarico del contenuto.
12. Pubblicazione feedback: sul sito Polis Politics possono esser pubblicati commenti e feedback mediante le recensioni pubblicate dagli utenti sulla pagina Google di Polis Politics.

Dati trattati: nome, nick che compare nella recensione, contenuto della valutazione, immagine quando possibile;
Base giuridica: legittimo interesse del Titolare alla pubblicazione delle valutazioni dei clienti in ottica di promozione del brand.
Il legittimo interesse deve ritenersi prevalente per i seguenti motivi:

• è stato l’utente a pubblicare il commento, collegandolo alla pagina del Titolare;
• l’utente può aspettarsi la pubblicazione del commento anche sul sito del Titolare;
• è stato l’Utente a decidere se e cosa scrivere nel commento;
• l’Utente può sempre chiedere la rimozione del commento;

Durata: fino a permanenza del commento sulla piattaforma google (si invita l’Utente a leggere la relativa informativa privacy);

7: COME VENGONO CONFERITI I DATI

I dati vengono conferiti direttamente dall’Utente compilando l’apposito form presente sul sito, comunicando i dati a mezzo e-mail, in via cartacea in caso di eventi in presenza, o conferendoli a mezzo comunicazioni consentite dai social ovvero infine compilando l’iscrizione a corsi.

8: QUALI DATI SONO OBBLIGATORI E QUALI FACOLTATIVI (E LE CONSEGUENZE DI UN RIFIUTO DI
DARE I DATI)

Il dato di contatto ed identificativo dell’Utente è obbligatorio. Non conferirlo comporta l’impossibilità di eseguire la prestazione richiesta (erogazione newsletter, risposta al contatto, creazione account).
Inoltre sono dati facoltativi, ma essenzialmente fisiologici, quelli che si formano nella redazione della comunicazione (per esempio quello che viene scritto nel testo comunicato). Quanto a questi ultimi, non è possibile discriminare tra obbligatori e facoltativi, in quanto si formano come conseguenza naturale della redazione della comunicazione. Sono inoltre necessari i dati di attivazione del corso (email, nome e cognome).

9: COME IL SERVIZIO “DISTURBERA’” L’UTENTE

Polis Politics comunicherà con l’Utente nei seguenti modi:

• Potrà inviare e-mail, telefonate, messaggi o altre comunicazioni: si tratterà di comunicazioni operative o comunque di risposta alla comunicazione inviata dall’Utente. Queste comunicazioni sono indispensabili per la gestione regolare del rapporto con l’Utente.
• Newsletter: frequenza: settimanale; contenuto: operativo, promozionale relativo a prodotti o servizi di Polis Politics o di aziende terze; fornitore del servizio: register;

13: QUALI SONO I DIRITTI DEGLI UTENTI

Gli Utenti sono beneficiari di una serie di diritti.

Diritti di informazione circa:

Categorie di dati vengono trattati (vedi punto n. 2 e 5);

• Origine dei dati, ossia sapere da dove il servizio ha tratto i suoi dati (vedi punto n. 7);
• Finalità del trattamento dei dati, ossia per quali scopi i dati vengono trattati (vedi punto n. 6);
• Estremi del titolare e di eventuali responsabili del trattamento (vedi punto n. 3);
• Soggetti cui vengono comunicati i dati (vedi punto n. 3/a);
• Tempo di conservazione e trattamento dei dati (vedi punto n. 6);
• Diritto di esperire reclamo innanzi al garante privacy mediante accesso al seguente
  link: http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-i-nostri-dati-personali
• Esistenza o meno di processo di profilazione;
• Base giuridica del trattamento (vedi punto n. 6);

Poi ci sono diritti non di semplice informazione ma operativi. Essi sono di vario genere. In sintesi:

L’interessato ha diritto di aver copia dei dati che ha fornito. Se i dati sono stati trattati con metodi automatizzati e sulla base del suo consenso o di un contratto, l’utente può chiedere – se tecnicamente possibile – che i dati siano trasmessi allo stesso interessato o anche ad un eventuale nuovo titolare (portabilità), sempre che questa operazione non leda i diritti (e i dati) di altre persone. Tale diritto nel caso di specie non potrà esser esercitato quindi in relazione a comunicazioni che contengano dati di terzi, segreti industriali o comunque contenuti protetti. In tal caso può chiedere anche la cancellazione dei dati (salvo che la legge non imponga la conservazione al Titolare come nel caso di comunicazioni commerciali).

• Se i dati personali sono inesatti o incompleti l’interessato può chiedere di rettificarli o completarli, fornendo indicazioni in tal senso. Se il Titolare deve verificare l’esattezza dei dati contestati dall’interessato, questi può nel mentre ottenere la limitazione dei dati contestati (limitazione significa che i dati vengono soltanto conservati e non ne viene fatto alcun altro trattamento se non con uno specifico consenso dell’interessato o se servono per esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria).
• Se i dati personali non sono più necessari per gli scopi per i quali sono stati raccolti o altrimenti trattati l’interessato ne può chiedere la cancellazione. Se però i dati servono all’interessato per esercitare un proprio diritto in sede giudiziaria, ne può chiedere la limitazione (ossia la sola conservazione).
• Se il trattamento è illecito perché i dati sono trattati in assenza di consenso, interesse legittimo da parte del Titolare, contratto per l’esecuzione del quale il trattamento stesso è necessario, obbligo legale di trattamento da parte del Titolare, l’interessato può chiederne la cancellazione o la limitazione.

14: COME LI PUO’ ESERCITARE

Procedura per l’esercizio dei diritti: I diritti dell’Utente possono esser esercitati inviando una mail a polis_politics@outlook.it . Il Titolare deve rispondere entro trenta giorni (che possono esser prorogati di altri due mesi, ma il Titolare in questo caso deve dare avviso motivato del ritardo all’utente).
Il Titolare può rifiutare, se ne ha motivo, di dar seguito alla richiesta dell’utente (rifiuto che deve esser comunicato all’utente entro un mese) solo in caso di richieste manifestamente infondate o ripetitive. Deve dare in tal caso risposta motivata. In ogni caso l’utente può rivolgersi al “Garante Privacy” (si veda link sotto riportato) o al Giudice.

Il Titolare deve rispondere utilizzando lo stesso canale (mail, telefono ecc) utilizzato dall’utente per la richiesta, a meno che l’utente stesso non chieda una risposta per via diversa. In caso di richiesta proveniente da indirizzo e-mail diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato.

Il Titolare, laddove nutra dubbi circa l’identità della persona che avanza la richiesta o esercita uno dei diritti che vengono di seguito elencati, può chiedere ulteriori informazioni per confermare l’identità del richiedente. In caso di richiesta proveniente da indirizzo e-mail diverso da quello indicato nell’account, il richiedente dovrà provare di esser l’interessato.

Le richieste e le risposte sono gratuite, salvo che siano ripetitive. In tale ultimo caso il Titolare può addebitare i costi vivi che affronta per la risposta (quindi costi di personale, costi materiali, ecc).

In ogni caso l’interessato può rivolgersi all’autorità Garante (http://www.garanteprivacy.it/home/diritti/come-agire-per-tutelare-inostri-dati-personali) o alla Autorità Giurisdizionale competente per l’esercizio dei propri diritti.

16: QUALI SONO I DOVERI E ONERI DEGLI UTENTI

È fatto obbligo all’Utente di comunicare dati veritieri. É onere dell’Utente comunicare al Titolare qualsiasi cambiamento intervenuto sui dati personali in precedenza comunicati. È infine onere dell’utente, laddove le funzionalità lo consentano, non inserire dati eccessivi. Per esempio, se il form richiede di inserire dati non obbligatori (di norma contrassegnati con asterisco), si raccomanda di inserirli solo se lo si ritiene necessario. Allo stesso modo, se si scrive un messaggio tramite il servizio, si raccomanda di evitare riferimenti espliciti a persone identificabili, se non necessari.

17: IPOTESI DI DATA BREACH

In caso si dovessero verificare, rispetto ai dati degli Utenti, uno o più dei seguenti eventi: accesso, sottrazione, perdita, distruzione, divulgazione, modifica non autorizzati (c.d. Data breach) Polis Politics, ferme restando le misure tecniche urgenti da porre in essere per bloccare (per quanto possibile) l’evento e per ridurne gli effetti dannosi si impegna a:

• ripristinare quanto prima il servizio in modo efficiente, recuperando i dati disponibili dall’ultimo backup utile effettuato;
• informare gli Utenti, direttamente se le circostanze lo permettono ovvero genericamente (mediante avviso sull’home del sito web o mediante comunicazione inviata a tutti gli utenti, compresi quelli per i quali eventualmente non ci sono stati eventi sui dati) del tipo di evento, del tempo in cui si è verificato, delle misure adottate (senza entrare nel dettaglio al fine di non agevolare eventuali nuovi attacchi) per ridurre i danni e per evitar nuovi analoghi eventi, nonché delle misure ed accorgimenti che l’utente dovrebbe – da parte sua – porre in essere per ridurre le probabilità di nuovi eventi e limitare le conseguenze di quelli già verificatisi.

Informativa valida dal giorno 15/01/2025